Thuiswerken tijdens coronacrisis
Door het coronavirus werken jij en je personeel zo veel als mogelijk vanuit huis. Daar zijn kosten aan verbonden en is het de vraag in hoeverre je daar een onbelaste vergoeding voor kunt geven aan je medewerkers.
Je kunt voor de werkplek thuis meestal geen onbelaste vergoedingen geven. Dit is alleen anders als de werkplek zelfstandig is. Dit wil zeggen: de werkplek moet een eigen ingang hebben en eigen sanitair, én u moet de werkplek van de werknemer huren. Alleen in die laatste gevallen kun je onbelast vergoedingen geven, zoals voor energie, en mag u bijvoorbeeld onbelast een bureau ter beschikking stellen.
Computerapparatuur (laptops, printers, etc) en mobiele communicatiemiddelen (mobiele telefoon) kunnen belastingvrij vergoedt of verstrekt worden als deze nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de werkzaamheden. Ook een internetabonnement valt hieronder. Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet een redelijke schatting gemaakt worden van de kosten die je aan het internetabonnement kan toerekenen. Alleen dit deel kun je namelijk onbelast vergoeden.
Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Wil je iets vergoeden of ter beschikking stellen wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij de werknemer. Maar het is mogelijk als werkgever dit onder te brengen in de werkkostenregeling. Dan blijft het onbelast voor de werknemer. Alleen als je dit jaar over de vrije ruimte heen gaat, betaalt je als werkgever 80% eindheffing. De vrije ruimte is dit jaar 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere.
Als jouw werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, dienen ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan jou terug te geven of in privé over te nemen en je hier een redelijke vergoeding voor te betalen.
En de reiskostenvergoeding dan?
Vanwege het coronavirus werkt Nederland zo mogelijk thuis. Een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer mag je echter niet zomaar onbelast doorbetalen wanneer iemand langdurig thuiswerkt.
Veel werkgevers kiezen ervoor om reiskosten voor het woon-werkverkeer volgens een vaste methode te berekenen. Voor werknemers die in de regel naar een vaste werkplek reizen, dien je de vergoeding dan te baseren op 214 werkdagen per jaar. Hierin is al rekening gehouden met vakantie, ziekteverzuim en ander verlof. Door dit aantal dagen te vermenigvuldigen met de woon-werk kilometers en maal €0,19/km kom je op de vergoeding per jaar. Je mag deze methode toepassen als de werknemer vermoedelijk 36 weken of meer per jaar naar de vaste werkplek reist. Voor parttimers pas je de vergoeding naar evenredigheid toe.
Voor een werknemer die thuis werkt vanwege het coronavirus, mag je de onbelaste vergoeding gewoon blijven doorbetalen. Dit is onlangs in een besluit van het Ministerie van Financiën vastgelegd.
Voor werknemers die meer dan 75 kilometer van het werk wonen, moet je na afloop van het jaar de uitbetaalde vergoeding herrekenen op basis van het werkelijke aantal kilometers. Voor de periode waarin thuis wordt gewerkt, mag je wel blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.
Wanneer je reiskosten op declaratiebasis vergoedt is deze verruiming niet van toepassing. Deze geldt namelijk alleen voor vaste vergoedingen.
Heb je vragen of hulp nodig over de gevolgen van alle maatregelen op jouw bedrijf?
Aviemore denkt graag met je mee en kan je op een juiste manier adviseren met betrekking tot financiële regelgeving. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.
